正確な見積もりは現状把握から。紙の山を前に立ちすくまないための「プロの数え方」
スキャンを業者に外注しようと考えたとき、必ず最初に聞かれるのが「対象の書類は全部で何枚（何ページ）くらいありますか？」という質問です。しかし、オフィスのキャビネットや倉庫に眠る大量の紙を前に、1枚ずつ数えるわけにはいきません。見積もりをスムーズに取得し、大まかな予算感を掴むために、プロも実践している「書類ボリュームをざっくり、かつ高精度に割り出すテクニック」を解説します。
「バインダーの背幅」と「ダンボールの箱数」から、総枚数を数分で割り出す計算式
書類の枚数を把握する最も簡単な方法は、書類が収まっている「器」のサイズから逆算することです。一般的なコピー用紙の場合、厚み10cm（100mm）あたり約1,000枚の書類が収まります。
- 厚型レバーファイル（背幅10cm）： 1冊あたり約800〜1,000枚
- 一般的なA4ダンボール（みかん箱サイズ）： 1箱あたり約2,500〜3,000枚 この基準を使えば、「キャビネット3段分（バインダー約30冊）だから約3万枚」「倉庫のダンボールが10箱だから約3万枚」というように、数分で全体のボリュームを試算できます。
「ホチキス、付箋、ポケットファイル」の有無。見積もり金額を左右する書類の状態
総枚数と同じくらい重要なのが、書類の「状態」です。スキャン作業の前には、針を外す「ホチキス除去」、折り返された「付箋の処理」、クリアファイルや「ポケットリフィルからの取り出し」といった手作業（前処理）が発生します。これらが大量にある場合、基本のスキャン料金とは別に作業費用が加算されることがあるため、見積もりを依頼する前に「全体の何割くらいにホチキスや付箋がついているか」をサンプルとして数冊チェックしておくと、より実態に近い見積もりが出やすくなります。
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