紙文書の保管コストを見直したことはありますか？
契約書や請求書、図面、申請書など、企業には長期間保管しなければならない書類が数多くあります。
「保管場所はまだあるから大丈夫」と考えがちですが、紙文書の管理には目に見える費用だけでなく、日々の業務で発生するさまざまなコストが含まれています。
文書の電子化を検討する企業が増えている背景には、こうした「見えないコスト」を削減したいという理由があります。
まずは、紙文書を保管し続けることで発生するコストを見ていきましょう。
紙文書の保管で発生する5つのコスト
1. 保管スペースのコスト
紙文書を保管するには、キャビネットや書庫、倉庫などのスペースが必要です。
書類が増え続けると、新しい収納設備を購入したり、保管スペースを増やしたりする必要が生じます。
オフィスでは、そのスペースを会議室や執務エリアとして活用できなくなる機会損失も考えられます。
2. 書類を探す時間
必要な契約書や図面を探すために、書庫へ行き、ファイルを確認し、元に戻す──。
この作業は1回あたり数分でも、年間では大きな時間になります。
特に複数人が同じ書類を利用する企業では、「誰が持っているかわからない」といった状況も起こりやすく、業務の停滞につながることがあります。
3. 印刷・コピーのコスト
紙で管理している書類は、社内共有や提出のために何度もコピーされることがあります。
コピー用紙やトナーなどの消耗品だけでなく、印刷や製本にかかる時間も積み重なると大きなコストになります。
4. 紛失・劣化のリスク
紙文書は、長期間保管することで変色や破損が進みます。
また、災害や事故によって重要書類が失われる可能性もあります。
再発行できない書類や、長期保存が必要な資料ほど、適切な保管方法が重要になります。
5. 保管ルールの維持コスト
文書を適切に管理するためには、
- 分類
- ラベル作成
- 整理
- 廃棄期限の管理
など、多くの管理業務が発生します。
書類が増えるほど、この管理負担も大きくなります。
電子化によって削減できるコスト
保管スペースを有効活用できる
電子化した書類は、サーバーやクラウド上で管理できます。
これまで書庫として使っていたスペースを別の用途へ活用できるようになり、オフィス環境の改善にもつながります。
書類検索の時間を短縮できる
電子化したPDFは、フォルダ名やファイル名で検索できます。
さらにOCR処理を行えば、文書内の文字まで検索できるため、必要な書類を短時間で見つけられます。
日常業務の効率化という点では、特に効果を実感しやすいメリットです。
情報共有が容易になる
電子データは社内ネットワークやクラウドで共有できます。
紙文書のようにコピーを配布したり、郵送したりする必要がなくなり、離れた拠点ともスムーズに情報共有ができます。
BCP対策にもつながる
電子データをバックアップしておけば、災害や事故が発生した場合でも復旧しやすくなります。
特に北東北では、大雨や豪雪など自然災害への備えとして、重要文書を電子化する企業も増えています。
スキャンサービスを利用するメリット
大量の書類を自社で電子化する場合、スキャンやファイル整理に多くの時間がかかります。
専門のスキャンサービスを利用すれば、
- 高品質なスキャン
- OCR処理
- ファイル名の整理
- 用途に応じたデータ形式での納品
まで対応でき、通常業務への負担を軽減しながら電子化を進められます。
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