OCRとは？
企業で書類を電子化する際によく耳にする「OCR」という言葉をご存じでしょうか。
OCRとは「Optical Character Recognition（光学文字認識）」の略称で、紙の書類や画像データに書かれた文字をコンピューターが認識し、検索やデータ活用を可能にする技術です。
例えば、契約書をスキャンしてPDF化しただけでは、基本的には画像として保存されるため、文書内の文字を検索することはできません。しかしOCR処理を行うことで、「会社名」「日付」「契約番号」などの文字情報を認識し、必要な書類を素早く探せるようになります。
書類の電子化が進む現在、OCRは業務効率を大きく向上させる技術として、多くの企業や自治体で活用されています。
OCRとスキャンの違い
「スキャンしたからOCRもできている」と思われることがありますが、実際には異なる処理です。
スキャン
- 紙の書類を画像やPDFとして保存すること
OCR
- スキャンした画像内の文字を認識し、検索やデータ利用を可能にすること
つまり、OCRはスキャンしたデータを「活用しやすい情報」に変える技術といえます。
OCRを導入するメリット
必要な書類をすぐに検索できる
紙の書類では、目的の資料を探すためにキャビネットやファイルを一つずつ確認しなければなりません。
OCR処理されたPDFであれば、会社名や担当者名、文書番号などを入力するだけで、必要な書類を短時間で見つけられます。
書類が多い企業ほど、この効果を実感しやすいでしょう。
入力作業を効率化できる
請求書や申込書などをOCRで読み取ることで、手入力の手間を減らすことができます。
データ入力時間の短縮だけでなく、入力ミスの防止にもつながります。
テレワークでも資料を活用しやすい
電子化された書類をクラウド上で管理すれば、オフィス以外からでも必要な資料を確認できます。
OCRによる検索機能があることで、大量の資料の中から目的の文書を短時間で見つけられるため、リモートワークとの相性も良好です。
ペーパーレス化をさらに促進できる
紙の書類をただ保存するだけでは、「探しにくいから結局紙を見る」という状況になりがちです。
OCRを活用すれば、データとして十分に活用できるようになり、紙への依存を減らすことができます。
OCRとスキャンサービスを組み合わせるメリット
大量の書類を電子化する場合、自社でOCR処理まで行うには時間と手間がかかります。
スキャンサービスを利用することで、
- 高品質なスキャン
- OCR処理
- ファイル整理
- データ形式の最適化
まで一括で対応でき、電子化後すぐに活用できる状態で納品してもらえます。
大量の契約書や図面、行政文書などを電子化したい場合には、専門サービスの利用が効率的です。
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