書類電子化を始めるときに悩む「自社対応」と「外注」
DXやペーパーレス化を進める企業が増える中で、多くの担当者が最初に悩むのが「自社で電子化するべきか、それとも専門業者へ依頼するべきか」という点です。
複合機やスキャナーがあれば、自社でも書類をPDF化することはできます。しかし、大量の書類や重要文書を扱う場合は、作業時間や品質、管理体制なども考慮する必要があります。
この記事では、自社対応と外注、それぞれの特徴を比較しながら、自社に合った方法を選ぶポイントをご紹介します。
自社で書類を電子化するメリット
初期費用を抑えやすい
すでにスキャナーや複合機がある場合、新たな設備投資をせずに電子化を始められるケースがあります。
少量の書類であれば、自社対応でも十分に対応できるでしょう。
社内でスケジュールを調整できる
自社で作業を行うため、必要なタイミングで電子化を進められます。
「急ぎで数十枚だけ電子化したい」といった場合には、自社対応のほうが柔軟です。
機密文書を社外へ持ち出さずに済む
社外への持ち出しが難しい機密文書については、自社内で電子化することで情報管理を行いやすくなります。
ただし、社内でも適切なアクセス権限やデータ管理体制は必要です。
自社対応のデメリット
作業時間が想像以上にかかる
電子化は「スキャンするだけ」と思われがちですが、実際には次のような作業があります。
- ホチキスやクリップを外す
- 書類を並べる
- スキャンする
- 画像を確認する
- ファイル名を付ける
- フォルダへ整理する
枚数が増えるほど、担当者の負担は大きくなります。
大判図面や製本資料は対応が難しい
一般的な複合機ではA3サイズまでしか対応できないことが多く、A1・A0サイズの図面や厚い製本資料は電子化が難しい場合があります。
無理にスキャンすると、画質の低下や原本を傷める原因にもなります。
通常業務に影響する
電子化作業には人手が必要です。
担当者が本来の業務を中断して作業を行うことで、生産性が低下する可能性があります。
専門業者へ外注するメリット
高品質なスキャンが可能
スキャン専門業者は、用途に応じた専用機器を使用します。
文字の鮮明さや色再現性、傾き補正などにも配慮し、高品質なデータを作成できます。
重要文書や保存資料では、この品質が後々の使いやすさを左右します。
大量の書類を短期間で電子化できる
数千枚、数万枚規模の書類も、専門設備と作業体制により効率よく電子化できます。
社内で数週間かかる作業が、短期間で完了するケースもあります。
OCRにも対応できる
専門業者では、OCR（光学文字認識）を組み合わせた電子化にも対応しています。
OCR処理を行うことで、PDF内の文字検索が可能になり、書類の検索性が大きく向上します。
ファイル整理まで依頼できる
電子化後のファイル名付けやフォルダ分けも依頼できる場合があります。
電子化後すぐに運用できる状態で納品されるため、社内での整理作業を減らせます。
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