どこからでもアクセスか、社内限定か。自社のセキュリティ規約に合わせたデータ配置
せっかく書類をスキャンしてデジタル化しても、そのデータをどこに保存し、どうやって社員間で共有するかを事前に決めておかないと、宝の持ち腐れになってしまいます。主な選択肢は、手軽にどこからでもアクセスできる「クラウドストレージ」と、社内ネットワーク内にデータを閉じる「社内サーバー（NAS）」の2つです。それぞれのコスト、利便性、セキュリティ面の特長を比較し、自社に最適な共有環境の選び方を解説します。
リモートワークや外出先からの閲覧なら「クラウドストレージ」。検索性と機動性を最大化
Google ドライブやBox、OneDriveなどのクラウドストレージは、インターネット環境さえあれば場所を選ばずスキャンデータを閲覧できるのが最大のメリットです。営業担当者が外出先から過去の契約書を確認したり、現場のスタッフがタブレットで図面を見たりする運用には最適です。強力な全文検索機能や、ファイルごとの細かな権限設定（閲覧のみ、編集可能など）も標準装備されているため、管理の手間も最小限に抑えられます。
最高峰の機密保持と大容量化なら「社内サーバー（NAS）」。機密情報の漏洩リスクを極限まで排除
顧客情報や極秘の技術データなど、物理的に社外へデータを持ち出させたくない場合は、社内LANからのみアクセスできるNAS（ネットワークHDD）での運用が適しています。外部からのハッキングリスクを構造的にシャットアウトできるほか、クラウドのようにユーザー数に応じた月額費用が発生しないため、テラバイト（TB）単位の膨大な高解像度スキャンデータを一括保管する際にもランニングコストを低く抑えられます。
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