税務監査に耐えうるデータ化の基準。法改正に準拠した安全なペーパーレス化の進め方
電子帳簿保存法（電帳法）における「スキャナ保存制度」は、領収書や請求書、契約書などの国税関係書類をスキャンデータとして保存し、原本を廃棄できるようにするための制度です。しかし、これを行うには国税庁が定める「解像度」「階調」「タイムスタンプ」などの厳格な要件をクリアしなければなりません。社内で適当にスキャンして原本を捨ててしまうと、税務調査で不備を指摘されるリスクがあります。本記事では、法的な要件を完全にクリアしつつ、安全に業務を外注するためのチェックポイントを解説します。
法的要件を満たす「解像度200dpi以上・カラー（24bit）保存」をプロの品質で確実に担保
電帳法の要件では、スキャンデータは原則として「解像度200dpi以上」、かつ赤色などの国税庁が指定するスタンプを識別できるように「カラー（24ビットカラー等）」で読み取ることが求められます。専門業者へ依頼することで、すべての書類がこの基準を満たすよう自動的かつ厳格にコントロールされ、画質の荒れや読み取り漏れといったヒューマンエラーを完全に排除した法令準拠データが完成します。
スキャン後の原本破棄のタイミング。安全な廃棄（溶解処理）までを繋ぐ強固なワークフロー
データ化が完了した後、原本をいつ、どのように処分するかも重要なポイントです。データに不備がないか（文字の潰れやページの抜け落ちがないか）の検品が完了するまでは、原本を安全な環境で一時保管する必要があります。専門業者では、スキャン・検品・そして提携する専門施設での「機密溶解処理」までを一連の強固なセキュリティワークフローとして提供するため、社内から情報が漏洩する隙を与えずに、安全な原本処分までをワンストップで完了できます。
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