著作権法 ―「読むためのスキャン」と「配るためのスキャン」の違い
書籍や資料をスキャンする行為は、法律上「複製」にあたる。自分だけが利用する目的であれば、私的使用として認められる場合が多いです。
しかし、スキャンデータを他人と共有した瞬間、著作権侵害となる可能性が高まる。便利なデジタル化ほど、「誰が見るのか」を意識する必要があります。
今回は、スキャンに関わる法律についていくつかご紹介します。
契約書・公文書 ― 原本が求められる場面は残っている
契約書をスキャンして保管すること自体は可能だが、万能ではないです。裁判や行政手続では、原本の提出を求められるケースが多い。「データがあるから大丈夫」と原本を処分するのはNGです。スキャンは補助であり、代替ではない場合があります。
個人情報保護法 ― 紙からデータに変わる瞬間の責任
名簿や履歴書などをスキャンすると、個人情報は一気に拡散しやすくなります。そのため、データ化した時点で厳格な管理義務が発生します。アクセス制限や漏えい対策を怠れば、企業だけでなく個人も責任を問われる。スキャンは保存ではなく、「管理の始まり」だと考えたい。
電子帳簿保存法 ― スキャンすれば終わりではない
領収書や請求書をスキャン保存する場合、法律で定められた要件を満たす必要がある。解像度やタイムスタンプなど、形式が整っていなければ保存とは認められない。要件不足のまま原本を捨てると、税務調査で問題になることもある。
デジタル化は、正しい手順があってこそ意味を持つ。
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