スキャンするだけでは不十分？使いやすいPDFにするための工夫
紙の書類をスキャンしてPDF化すれば、保管スペースの削減や情報共有がしやすくなります。しかし、ただスキャンするだけでは、必要な書類が見つからなかったり、文字が読みづらかったりすることもあります。今回は、紙文書をPDF化する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。
解像度やカラー設定に注意する
スキャン時の解像度が低すぎると、小さな文字や細かい図面が読みづらくなる場合があります。一方、必要以上に高い解像度でスキャンすると、ファイル容量が大きくなり、保存や共有に負担がかかることもあります。
一般的な文書では300dpiが一つの目安ですが、原稿の状態や用途に合わせた設定が大切です。また、カラー資料や色分けされた図面などは、情報が失われないよう適切なカラーモードを選びましょう。
ファイル名や保存方法を統一する
大量の書類をPDF化しても、ファイル名が「scan001.pdf」などのままでは、必要なデータを探すのに時間がかかってしまいます。
書類の種類や作成日、管理番号などをファイル名に含め、一定のルールで保存することで、検索や管理がしやすくなります。
また、OCR処理を活用すれば、PDF内の文字を検索できるようになり、電子化した書類をさらに便利に活用できます。
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