古い書類は早めの電子化がおすすめ
企業や自治体では、創業時から保管されている資料や過去の契約書、図面、帳票など、長年にわたって蓄積された紙文書が残っていることがあります。こうした古い書類は、時間の経過とともに紙の変色や破れ、文字のかすれなどが進み、必要な情報を読み取ることが難しくなる場合があります。
また、保管場所が変わった際に紛失したり、災害や事故によって失われたりするリスクもあります。現在はほとんど利用していない資料であっても、過去の経緯を確認する際や、将来的に必要になる可能性があります。大切な資料を長く残すためにも、状態が悪化する前に電子化しておくことが重要です。
電子化することで貴重な資料を活用しやすくなる
古い書類をスキャンして電子データとして保存すれば、原本を頻繁に取り出す必要がなくなり、劣化を抑えながら資料を保管できます。パソコンから閲覧できるようになるため、書庫まで資料を探しに行く必要もありません。
さらにOCR処理を行えば、読み取り可能な文字を検索できるPDFとして保存することもできます。過去の契約書や社内資料など、大量の文書を保管している企業では、必要な情報を探す時間の短縮にもつながります。紙の資料を単に保存するだけではなく、将来にわたって活用できるデータとして残せることが電子化の大きなメリットです。
古い資料・大量の書類の電子化は専門サービスへ
古い書類は紙が破れやすかったり、特殊なサイズだったりするため、一般的な複合機でのスキャンが難しいケースがあります。特に青焼き図面や製本資料、大判の図面などは、資料の状態に合わせた適切なスキャン方法が必要です。
マイクロ岩手では、古い文書や製本資料、図面、帳票など、さまざまな紙資料の電子化に対応しています。岩手県・青森県・秋田県を中心に、長年保管してきた資料をデジタルデータとして残したい企業・団体をサポートしています。大量の資料を整理したい場合や、劣化が気になる古い書類がある場合は、ぜひご相談ください。
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