「人」に関する重要書類をデジタルで守る。攻めの人事と守りの総務を両立
人事・総務部門は、採用候補者の履歴書から従業員の雇用契約書、退職者の記録まで、個人情報の塊である書類を長期にわたって管理し続けなければなりません。これらを紙のまま運用することは、管理コストの増大だけでなく、紛失や漏洩のリスクを常に抱えることを意味します。スキャニングによるデジタル管理への移行は、業務効率を劇的に向上させると同時に、企業のガバナンスを一段上のレベルへと引き上げます。
過去の採用候補者の情報を資産化。適切な個人情報管理と迅速な照会
過去に応募があった候補者の情報をスキャンしてデータベース化しておけば、数年後に別のポジションで再スカウトするなどの「タレントプール」としての活用が可能になります。もちろん、法的に定められた保管期限が過ぎた際のデータ消去も、デジタルなら一括で管理でき、漏れがありません。「紙があるから管理できない」状態を脱し、情報を戦略的に活用する人事体制へと進化させます。
雇用契約書や身元保証書をスキャン保存。テレワーク下での労務管理を円滑に
全社員の雇用契約書や身元保証書をスキャンして共有サーバーで管理することで、人事担当者がテレワーク中でも契約内容の確認や更新手続きが滞りなく行えるようになります。紙の原本を確認するためにわざわざ出社する手間を省き、意思決定のスピードを加速。社員からの問い合わせに対しても、場所を問わず迅速に回答できる体制が、人事部門への信頼を高めます。
法定保存文書のデジタル移行。マイナンバーを含む重要情報の安全な管理体制を構築
源泉徴収票の控えや扶養控除申告書など、数年間の保存が義務付けられている書類をスキャンし、原本を外部の高度なセキュリティを備えた倉庫や溶解処理へと回すことで、オフィス内の情報漏洩リスクを物理的に遮断できます。特にマイナンバーを含む書類は、誰がいつアクセスしたかのログが残るデジタル管理の方が、紙の管理よりも格段に安全です。法規制に則った「見えない鍵」をデジタルでかけることが、企業の社会的信頼を守ることに繋がります。
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