「探す時間」は見えにくいが、確実にコストになっている
文書の電子化による効果として真っ先に挙げられるのが「検索時間の削減」です。
しかしこの効果は、導入前後で数字として示しにくく、評価が曖昧になりがちです。コピー用紙の削減枚数や保管スペースの縮小と違い、「探していた時間」は日常業務に溶け込み、誰も正確に測っていません。それでも、ファイルを開けては閉じ、キャビネットを行き来し、同僚に確認する時間が積み重なっていることは、多くの現場が感覚的に理解しています。効果測定の第一歩は、この「見えない時間」を業務コストとして捉え直す意識を持つことにあります。
今回は、電子化による文書検索時間削減の効果測定についていくつかご紹介します。
効果測定は「正確さ」より「納得感」が重要になる
検索時間削減の効果測定において、ストップウォッチで一人ひとりの動きを計測する必要はありません。むしろ、そこまで厳密さを求めると測定自体が負担になり、現場の協力を得にくくなります。コラムで伝えたいのは、効果測定は学術的な精度よりも、関係者が「確かに変わった」と納得できる指標を持つことが重要だという点です。例えば、電子化前は「資料探しに時間がかかる」という声が頻繁に上がっていたのに、導入後はその話題自体が出なくなった、という変化も立派な効果の兆候です。定量と定性を無理なく組み合わせることが、現実的な測定につながります。
導入前の「基準づくり」が効果測定の成否を分ける
電子化による検索時間削減を語るうえで欠かせないのが、導入前の状態をどう捉えるかです。多くのケースでは、電子化後に「便利になった」と感じても、比較対象が曖昧なために効果を説明できなくなります。導入前に、「特定の文書を探すのにどれくらいかかっているか」「探し直しが発生する頻度はどれくらいか」といった状況を、ざっくりでも言語化しておくことが重要です。正確な数値でなくても、「数分で済むことはほとんどない」「一度で見つからないことが多い」といった共通認識があるだけで、導入後の変化を語りやすくなります。
数字に置き換えるときは「人×頻度×時間」で考える
経営層や企画部門に効果を説明する場面では、やはり一定の数値化が求められます。その際に有効なのが、「一人あたり」「一回あたり」に分解して考える方法です。例えば、一人が一日に数回行っている文書検索が、電子化によって短縮されているとすれば、それは個人では小さな変化でも、部門全体、年間ベースでは無視できない時間になります。重要なのは、過度に大きな数字を作ろうとしないことです。控えめでも現実的な前提で積み上げた数字の方が、読み手にとって納得感があり、コラムとしても説得力を持ちます。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
