「同じ紙でも、部門が違えば悩みも違う」という前提から始める
紙文書の管理というと、つい「全社で一律のルールを作れば解決する」と考えがちです。しかし実際には、部門ごとに扱う文書の性質、発生頻度、保管期間、そして「紙であることの意味」が大きく異なります。その違いを無視した統一ルールは、現場では形骸化しやすく、結果的に紙文書管理の負担を増やしてしまうことも少なくありません。まず重要なのは、紙文書管理は部門別の課題を前提に設計すべきだという認識を持つことです。
今回は、部門ごとに異なる紙文書管理についていくつかご紹介します。
総務・管理部門における保管
総務や管理部門では、契約書、規程類、申請書、稟議書など、法的・社内的に「残しておかなければならない紙」が集中します。この部門の課題は、文書量の多さそのものよりも、「いつまで、どこに、どの状態で保管すべきか」という責任の重さにあります。対応策として重要なのは、紙を減らすことよりも、紙を「管理できる状態」にすることです。具体的には、原本として保管すべき紙と、参照用として電子化してよい紙を明確に分け、保管期限を文書単位で可視化する仕組みを整えることが効果的です。紙をすべて電子化するのではなく、紙で持つ理由を明確にすることが、結果的に管理負荷を下げる近道になります。
営業部門に多い「持ち出される紙」への現実的な対処
営業部門では、見積書、提案資料、契約関連書類などが紙で扱われる場面が今も多く存在します。この部門特有の課題は、紙文書が社外に持ち出され、戻ってこない、あるいは戻ってきてもどこに保管されたのかわからない点にあります。理想論としては完全なペーパーレス化が語られがちですが、現場では紙が必要な場面が残り続けるのが現実です。そこで有効なのは、「紙は一時的な媒体」と割り切る運用です。紙で配布・説明した後は、必ず電子データに一本化し、紙は役目を終えた時点で回収・廃棄する流れを作ります。紙を資産として管理しようとするのではなく、使い捨て前提で設計することで、営業部門特有の混乱を抑えることができます。
人事部門が抱える「機微情報と紙」のジレンマ
人事部門では、履歴書、評価シート、面談記録など、個人情報や機微情報を含む紙文書が多く存在します。この領域の課題は、単なる整理や保管ではなく、「漏洩リスク」と常に隣り合わせである点です。紙文書管理の対応策として重要なのは、保管場所の工夫以上に、紙が発生するプロセスそのものを見直すことです。たとえば、最初から紙で集める前提をやめ、電子で受け取ったものを例外的に紙に出力する形に変えるだけでも、紙文書の総量とリスクは大きく下がります。紙を減らすことが目的ではなく、リスクを最小化する手段として紙の扱いを再設計する視点が求められます。
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