部門横断で取り組む意義の明確化
文書電子化を全社的に進めるにあたり、部門横断での推進体制を構築することは極めて重要である。文書は各部門の業務に密接に紐づいており、管理方法や重要度、利用頻度も部門ごとに異なる。そのため、特定部門主導で電子化を進めた場合、全社最適ではなく部分最適にとどまるリスクがある。部門横断での取り組みは、文書を企業全体の共有資産として捉え直し、電子化の目的や方向性を全社で共有するための出発点となる。
今回は、部門横断で進める文書電子化の進め方についていくつかご紹介します。
共通方針の策定と合意形成
部門横断の文書電子化を円滑に進めるためには、最初に共通の方針と基本的な考え方を明確にすることが不可欠である。電子化の対象範囲、保存年限、アクセス権限の考え方などについて、一定の共通ルールを設けなければ、運用は複雑化し、現場の混乱を招く。こうした方針は、現場の実情を踏まえつつも、全社的な視点から整理される必要がある。関係部門が議論を重ね、納得感を持って合意形成を図るプロセスそのものが、後の定着を左右する重要な要素となる。
部門特性を尊重した段階的な展開
一方で、文書電子化を一律に進めることが必ずしも最善とは限らない。業務内容や文書の性質は部門ごとに大きく異なり、求められる管理レベルや活用方法も多様である。部門横断で取り組む際には、共通基盤を整備しつつ、部門特性を尊重した段階的な展開が求められる。先行部門での成功事例や課題を全社で共有しながら、無理のない形で展開範囲を広げていくことで、現場の負担を抑えつつ着実な定着を図ることができる。
標準化と柔軟性の両立
全社で文書電子化を進める際には、標準化と柔軟性のバランスが重要となる。文書の分類体系や命名ルール、保存方法をある程度統一することで、部門を超えた検索性や活用度は高まる。一方で、過度な統一は現場の実務に合わず、形骸化を招く恐れがある。部門横断の視点から「守るべき標準」と「部門に委ねる裁量」を整理することで、全社最適と現場適合の両立を実現することができる。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
