紙からデータへ――電子帳簿保存法の存在意義
企業が日常的に扱う請求書、領収書、契約書などの紙文書は膨大だ。
これを単に「紙のまま保管」しているだけでは、スペースや検索性の問題だけでなく、業務効率の面でも大きな制約になる。
そこで注目されるのが電子帳簿保存法だ。
これは、従来の紙原本保管を前提とした会計・税務上のルールを、電子データによる保存に対応させる法律である。
言い換えれば、一定の条件を満たせば紙をスキャンし、電子化したデータを正式な証憑として認めてもらえる仕組みだ。
今回は、電子帳簿保存法と紙媒体スキャンについていくつかご紹介します。
電子帳簿保存法の基本要件とスキャンの関係
電子帳簿保存法では、スキャンした紙文書を「正式な証憑」として認めてもらうために、いくつかの要件がある。
「真実性の確保」
スキャンしたデータが原本と同一であること。解像度や色彩などの仕様が定められる場合がある。
「可視性・検索性の確保」
日付や金額、取引先などで検索できること。単なるPDFの蓄積では不十分。
「訂正・削除の履歴管理」
データに手を加えた場合、誰がいつどのように変更したかが追跡できること。
これらの要件は、一見すると「守るのが面倒」と思われがちだが、逆に言えば業務フローやIT基盤を整理するチャンスでもある。例えば検索性を高めるためにメタデータ設計を見直すことは、スキャンデータの活用幅を大きく広げる。
紙媒体スキャンの落とし穴 ― IT施策で終わらせない
電子帳簿保存法の要件を満たすだけで、業務が劇的に効率化するわけではない。
多くの企業で起きるのは「スキャンして終わり」の状況だ。
スキャンはしたが、紙も残している → 「二重管理」
データはあるが、必要なときにすぐ見つからない → 「検索性不十分」
法務・会計部門だけが意識している →「 現場は紙運用が継続」
こうなると、法律遵守の枠内でのIT施策に留まり、業務改善や意思決定のスピードアップには結びつかない。
重要なのは、スキャンを業務変革の入口として捉えることだ。
例えば「紙をスキャンして電子化する → 社内で即座に共有できる → 承認や確認のリードタイムが短縮される」といった実務改善につなげる視点が不可欠である。
実務に落とし込む ― スキャン対象の選定と運用ルール
電子帳簿保存法に従ったスキャンを全ての紙文書で行うのは、現実的にはコストと手間がかかる。
そこで、スキャン対象は価値や業務頻度に応じて選ぶことが有効だ。
- 日常的に参照される請求書や領収書
- 月次決算や税務申告で必須の証憑
- 監査や内部統制の対象となる重要文書
また、スキャン後の廃棄ルールも重要だ。電子帳簿保存法の要件を満たした上で紙原本を破棄できる運用を整えることで、書庫スペース削減や検索効率向上など、見える効果が生まれる。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
