電子帳簿保存法の義務化から時間が経過し、多くの企業でスキャン保存が定着してきました。しかし、運用を優先するあまり「実は要件を満たしていなかった」というリスクや、逆に「丁寧すぎて業務を圧迫している」という非効率なケースも散見されます。2026年現在の法対応は、ただ保存する段階から、いかに低コストで安全に運用するかのフェーズに移行しています。今回は、今こそ見直すべき運用のポイントを整理します。
解像度や階調だけじゃない？見落としがちな保存要件の再確認
スキャン保存には「解像度200dpi以上」「カラー24ビットフルカラー以上」といった基本要件がありますが、これらはあくまで最低ラインです。実務で重要なのは、後から見返した際に数字や文字が判別できる「可視性」の確保です。設定を上げたことでファイル容量が肥大化し、サーバーを圧迫していないでしょうか。法要件をクリアしつつ、ストレージ負荷を最小限に抑える最適なスキャン設定のバランスを再検討しましょう。
タイムスタンプ付与か、修正履歴が残るシステムか
法対応において頭を悩ませるのが「真実性の確保」です。以前は全ての書類にタイムスタンプを付与する手法が主流でしたが、現在は修正削除の履歴が残るクラウドストレージや専用システムの利用で代用するケースが増えています。自社の運用コストを比較した際、一点ずつスタンプを打つ手間が負担なら、システムの仕様を見直す時期かもしれません。法改正の意図を汲み取った、よりシンプルな管理体制への移行を推奨します。
紙の即時廃棄」を実現するための内部統制とスキャンフロー
スキャン後の紙書類をいつ捨てるかは、多くの担当者が不安を感じる点です。適時事務処理要件（最長約2ヶ月と概ね7営業日以内）を遵守し、スキャンデータの入力確認が組織として確立されていれば、早期の廃棄が可能です。原本を残し続けることは、保管スペースのコストや紛失リスクを抱え続けることと同義です。チェック体制をマニュアル化し、「スキャンしたら捨てる」というサイクルを定着させることが、真のペーパーレス化への近道です。
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