せっかく紙の書類をスキャンして電子化したのに、「あの資料、どこに保存したっけ？」とPC内で探し回る時間は意外と多いものです。ただ闇雲にデータ化するだけでは、デジタル上の「開かずの間」を増やすことになりかねません。効率的な業務環境を作るためには、スキャン直後の整理ルールを確立することが不可欠です。今回は、検索性を劇的に高めるファイル命名とフォルダ運用のコツを解説します。
誰が見ても一目でわかる！ファイル命名の「3要素」
ファイル名には「日付（YYYYMMDD）」「取引先・プロジェクト名」「書類種別」の3要素を必ず含めましょう。例えば「20260114_〇〇商事_見積書.pdf」のようにルールを統一することで、ファイルを開かなくても中身が推測できるようになります。ポイントは、日付を先頭に置いて「名前順」で並べた際に時系列に並ぶようにすることです。記号の使用（アンダーバーなど）も社内で統一し、検索のノイズを減らすことが重要です。
階層を深くしすぎない、シンプルなフォルダ構成の作り方
フォルダ管理でよくある失敗は、階層が深すぎて目的の場所に辿り着けないことです。基本は「年度 ＞ 書類カテゴリ（請求書・契約書等）」といった2〜3階層程度の浅い構造を目指しましょう。あまり細かく分けすぎず、まずは「ざっくり分類」して、あとは検索機能でカバーするのが現代の主流です。部署を跨いで利用する場合は、アクセス権限の設定とあわせて「誰がどのフォルダを見るか」を整理しておくと、管理がスムーズになります。
最新のAI OCRと全文検索機能を活用した「攻め」の整理
2026年現在、スキャン時のOCR（光学文字認識）精度は飛躍的に向上しており、手書き文字も高精度でデータ化可能です。ファイル名だけに頼らず、文書内のテキストを検索対象にする「全文検索」を導入すれば、キーワード一つで目的の書類を見つけ出せます。スキャンサービスを利用する際は、単なる画像化だけでなく、こうした「検索可能なPDF（透明テキスト付き）」への変換を選択することが、将来的なデータ活用の大きな鍵となります。
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