アナログの壁
新型コロナウイルスの流行を契機に、社会全体で加速したテレワーク。今や一時的な措置ではなく、働き方の新しいスタンダードとして根付き始めています。しかし、どこでも仕事ができるはずのテレワーク環境において、意外な“アナログの壁”として立ちはだかるのが、紙の書類です。会議資料、請求書、申請書、契約書──オフィスのどこかに置かれた1枚の紙が、仕事の進行をストップさせてしまう。そんな経験をした人も多いのではないでしょうか。
今回は、スキャニングで実現するテレワーク対応についていくつかご紹介します。
テレワークの「見えない障壁」は紙
テレワークの導入には、PCやネットワーク、コミュニケーションツールなど、さまざまな準備が必要です。しかし、意外と見落とされがちなのが、日常業務で使う紙の存在です。オフィスにいれば手元ですぐ確認できた資料が、在宅勤務では「誰かが持っていて確認できない」「会社に行かないと見られない」ものへと一気に変わります。
つまり、紙の書類が存在する限り、仕事の“場所”は会社に縛られ続けるのです。
スキャニングが「オフィスレス化」の第一歩
そこで効果的なのが、スキャナーによる書類のデジタル化。高速スキャナーや複合機を使えば、膨大な紙書類も短時間でPDF化できます。OCR（文字認識）機能付きであれば、デジタル文書内のキーワード検索も可能となり、紙の時代よりも効率的に資料を探すことができます。
特に、毎月決まった量の請求書や伝票が届くような部署では、受領後すぐにスキャンし、クラウド上の共有フォルダに保存することで、どこからでも閲覧・承認・処理ができるようになります。物理的な紙の移動がなくなることで、郵送コストや時間の削減にもつながります。
「紙文化」との向き合い
もちろん、日本企業ではまだまだ紙文化が根強いのも事実です。「紙でないと不安」「原本が必要」といった声があるのも理解できます。しかし、変化を拒んでいては、今後ますます加速する働き方の多様化に対応できません。
重要なのは、“全部を急にペーパーレス化する”ことではなく、“今の業務のどこならデジタル化できるか”を見極め、段階的にスキャニングとクラウド活用を取り入れることです。スキャンの習慣を定着させれば、「書類の確認のためだけに出社する」といった非効率もなくなります。
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