紙の山に埋もれないために
オフィスや現場で日々蓄積されていく大量の紙資料。その処理に頭を悩ませた経験は、誰しも一度はあるのではないでしょうか。そんな時に頼りになるのが「高速スキャナー」です。1分間に数十枚ものスキャンが可能な業務用モデルは、もはや現代の“紙の整理術”には欠かせない存在です。しかし、ただ速いだけでは真の効率化は実現しません。
今回は、大量の書類をスムーズに、そして確実にデジタル化するための実践的なコツをご紹介します。
スキャン作業を“流れ作業化”する
一人でスキャン・確認・保存までを行うと、作業はどうしても停滞しがちです。もしチームで対応できる場合は、スキャン担当、仕分け担当、チェック担当など、工程を分担して“流れ作業”化するのが効果的です。特に年末や年度末など、書類が集中する時期にはこの方式が大きな成果を生みます。スキャンを機械任せにするだけでなく、作業そのものをシステム化する視点が求められます。
スキャン前の仕分けが勝負を分ける
最も重要なのは、スキャンする前の「仕分け作業」です。ホチキス留めを外す、折れやシワを伸ばす、同サイズで揃える——これらの準備が不十分だと、スキャナーが紙詰まりを起こしたり、スキャンミスを招いたりします。特に複数サイズ（A4とB5、レシート等）が混在する書類の場合は、事前にグループ分けをしておくことでトラブルを回避できます。手間に見えて、実は最も時短効果の高いステップです。
原本の保管ルールも明確に
スキャン後に「原本を破棄していいのか？」という問題は常に付きまといます。法的に保存義務があるものや、契約書などの重要書類は、紙でも一定期間保管が必要です。そのため、スキャン後の原本の扱いについては「何を・どこに・どれくらい保管するか」を事前にルール化しておくことが大切です。スキャンして終わりではなく、その後の扱いまでが“効率処理”の一環です。
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