紙からデジタルへの移行に潜む落とし穴とは？
デジタル化の進展に伴い、紙文書をスキャンし電子化する業務は企業の生産性向上や情報共有の円滑化に欠かせないプロセスとなっています。しかし、便利さの裏には見落としがちな「法的リスク」が潜んでおり、安易なスキャン作業が思わぬトラブルやコンプライアンス違反を引き起こすこともあります。
今回は、スキャンに関わる法的なリスクと、それを未然に防ぐための具体的な回避策についてテーマごとに詳しく解説します。
著作権侵害：他人の資料や出版物をスキャンするリスク
スキャンにおける最も基本的な法的リスクの一つが、著作権法違反です。特に市販の書籍、新聞記事、業界資料などを無断でスキャンし、社内配布や保存を行った場合、著作権者の許可なしに複製権を侵害する可能性があります。
<リスクの具体例>
・書籍の一部をスキャンして全社員にメール配布
・外部資料をPDF化して社内共有フォルダに保存
・業界誌の記事をスキャンして営業資料に添付
<回避法>
・スキャン前に著作権の有無を必ず確認
・必要に応じて出版社や著作者から使用許諾を取得
・「引用」の範囲内に留め、出典明記を徹底する
個人情報保護：スキャンに含まれる個人データの管理
もう一つ見過ごされがちなのが、個人情報保護法に関わるリスクです。顧客情報、社員名簿、応募書類など、紙文書には多くの個人情報が含まれており、これをスキャンして保存することで、新たな「個人情報ファイル」が生まれます。
<リスクの具体例>
・顧客名簿をスキャンし、パスワード保護なしで共有
・スキャンした履歴書をクラウドに保存、アクセス制限が甘い
・外注業者にスキャン業務を委託した際に情報漏洩
<回避法>
・スキャン対象文書に個人情報が含まれる場合、保存・共有方法を明確化
・暗号化・パスワード保護など適切なセキュリティ措置を講じる
・利用目的と保存期間を定め、不要になったら速やかに削除
電子帳簿保存法：業務文書のスキャン保存には法令遵守が必要
帳票類や契約書、請求書などの「業務に関する文書」をスキャンし、紙原本を破棄して電子化で保存する場合には、電子帳簿保存法（電帳法）への対応が必要です。
<要件（スキャナ保存）>
・解像度やカラー情報の維持
・改ざん防止措置（タイムスタンプ、訂正履歴の保持など）
・関連情報の検索機能の確保
【回避法】
・国税庁が定める「電子帳簿保存法対応ガイドライン」を参照
・スキャナ保存制度に対応した文書管理システムを導入
・保存対象書類や保存期間を明確にし、社内ルールとして徹底
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