押さえておきたい重要ポイント
ペーパーレス化が進む中で、紙文書のデジタル化は避けて通れない業務となっています。とはいえ、社内で対応しようとすると時間も人手もかかり、日々の業務に支障をきたすことも少なくありません。そこで注目されているのが、スキャン業務の外注です。しかし、外注先の選定や依頼方法を誤ると、コストが膨らんだり、情報漏えいのリスクが高まったりする恐れもあります。
今回は、スキャン業務を外注する際に検討すべきポイントについていくつかご紹介します。
納品形式と利便性：業務活用に適したデータ仕様か
スキャン後に納品されるデータの形式が、社内業務に適しているかも重要なポイントです。たとえば、検索性を重視するのであればOCR処理（文字認識）を施したPDF形式が望ましいです。
以下のような点を事前に業者に確認しておくとよいでしょう：
・納品ファイルの形式（PDF、JPEG、TIFFなど）
・ファイルの命名規則（資料名、日付、管理番号など）
・OCRの精度や多言語対応の有無
・フォルダ分けやタグ付けの対応
データ活用を前提とした納品形式であるかを見極めることが、外注の効果を最大限に引き出す鍵となります。
コスト構造と見積もり：安さだけで選ばない
外注を検討する際、多くの企業がまず気にするのが「コスト」でしょう。しかし、単価が安いからといって安易に決めるのは危険です。スキャン業務には、準備作業や後処理といった見えにくい工数も含まれているため、最終的な金額が予想より高くなるケースもあります。
見積もり時には以下の点を確認しましょう：
・スキャン単価の内訳（バラシ作業、ホチキス除去など）
・データ納品費用（DVDやクラウド納品による差異）
・送料・集荷費などの付帯コスト
・再スキャンや修正対応の有償・無償範囲
トータルコストでの比較を行い、コストパフォーマンスを重視した選定が求められます。
納期と対応力：柔軟性とスピードが業務効率を左右する
スキャン業務の外注では、「どのくらいの納期で対応してくれるのか」も、実務における重要な判断軸です。大量の資料を短期間で処理しなければならない場合、業者の処理能力や人員体制が鍵になります。
また、急な資料追加やスキャン仕様の変更に対して柔軟に対応できるかどうかもポイントです。実際の業務ではイレギュラーが発生することが多いため、「柔軟性」や「フォロー体制」も業者選定時には重要視すべきです。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
