電子帳簿保存法とその“誤解”
日本では2022年1月から、改正「電子帳簿保存法」により、経費精算書類の電子保存が原則義務化された（ただし一部猶予措置あり）。この法律により、領収書などを紙で保管するのではなく、PDFや画像データで保存すればOK、という流れが加速した。
だが、この法律は単なる「スキャンOK」ではない。正確には、一定の要件を満たした方法で電子化しなければならず、次のような条件が求められる：
・真実性を担保するためのタイムスタンプ付与
・一定の期間、速やかにデータを検索・閲覧できる状態の維持
・適切な保存体制の整備（改ざん防止）
つまり、「スマホで撮ってPDF保存すれば完了」というようなシンプルな話ではない。制度の背景を正しく理解しないまま現場に導入されれば、形ばかりのスキャン化が形骸化し、むしろ負担増となる危険性がある。
今回は、経費精算書類のスキャン化、実は効率悪化？についていくつかご紹介します。
スキャン化の現場は「手間」の連続
スキャン化によって起きた「効率悪化」の実例は多岐にわたる。たとえば：
・領収書のしわ・折れ目・薄いインクにより、スキャンの読み取り精度が低下
・スマホ撮影→自分でPDF化→社内システムにアップロード→項目入力という、従来より複雑な手順
・領収書原本の「廃棄可否」判断に迷い、結局紙も保管してしまう
・システムが増えすぎて「どこにアップすればいいのか分からない」
紙時代は、「領収書に手書きで日付・目的を記入し、ホチキスで貼って提出」で済んでいたものが、今や「スキャン＋入力＋アップロード＋チェックフロー通過」と、工程が倍増してしまっている。現場からは、「手間が増えたうえに、まだ紙も捨てられない。どちらも管理する“二重管理地獄”だ」という声すら上がっている。
効率化のための「自己責任化」が進む？
もう一つの見落とされがちな側面は、「業務効率化」の名のもとに、業務の細分化と責任の個人化が進んでいる点だ。
たとえば、経理部門の負担を減らすために、社員一人ひとりにスキャン→アップロード→勘定項目入力までを求める例が多い。しかし、経理の専門知識のない現場社員にとっては、これが大きなストレスになる。
・勘定科目の選択ミス
・重複申請のリスク
・経費規定の細かい違反（出張日と実費の不一致など）
これまで経理担当が担っていたチェック・判断業務が、「効率化」の名目で分散され、かえって確認工数やミス修正コストが増えるという本末転倒な結果に陥っている。
ITがあっても「運用設計」がなければ意味がない
問題は、スキャンそのものにあるのではない。問題は、「誰が、どのようなルールで、どこまでを、どのタイミングで処理するか」という運用設計が後回しにされている点だ。
優れた経費精算システムを導入しても、手順が現場に合っていなければ、使いにくい「面倒なツール」になってしまう。また、マニュアルが分かりづらければ属人化が進み、結局「詳しい人」に仕事が集中してしまう。
経費精算に限らず、業務のデジタル化で本当に求められるのは、技術の導入よりもむしろ、**現場に合った“運用の再設計”と“丁寧な合意形成”**だ。ここを飛ばせば、どれだけ先進的な仕組みを導入しても、現場の効率は上がらない。
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