スキャニングが個人情報になる時代
オフィスのペーパーレス化が進む中で、紙の書類をスキャニングしてPDFなどのデジタルデータとして保存・共有するのは日常的な業務になっています。しかし、そのスキャンデータの中に「個人情報」が含まれている場合、私たちは法的責任を負うことになります。
例えば、社員の履歴書、顧客の契約書、来訪者の名簿──これらをスキャンし、データ化した時点で、データは個人情報のデジタル資産に変わります。この変化に伴い、企業や組織には個人情報保護法（日本）などの法制度に準拠した適切な対応が求められます。スキャニングは単なる業務効率化の手段ではなく、法的リスクと隣り合わせの個人情報処理行為だという認識が、これからのオフィスには必要不可欠です。
今回は、個人情報保護法とスキャニングについていくつかご紹介します。
個人情報保護法とスキャンデータ
日本における「個人情報保護法」では、氏名、生年月日、顔写真、メールアドレスなど、個人を特定できる情報を「個人情報」と定義しています。そして、それを紙で保管していても、スキャンして電子化しても、同様に保護対象とされるのが原則です。スキャンデータが個人情報となる主な例は以下の通りです。
・顧客アンケートのスキャン（氏名・住所の記載あり）
・健康診断結果表のスキャン（要配慮個人情報に該当）
・社員情報の一覧表のスキャン（人事情報）
これらを扱う際には、「何の目的でスキャンするのか」「どこに保存するのか」「誰がアクセスできるのか」など、利用目的や取扱ルールを明示し、適正に管理する必要があります。
スキャニング運用で守るべき5つの実務ポイント
スキャンを伴う業務で個人情報を適切に扱うためには、以下の5つの実務的なポイントを押さえる必要があります。
＜スキャン対象の見極め＞‥‥スキャン前に「この書類に個人情報が含まれているか？」を判断する訓練を社内で徹底し、不必要なスキャンを避けます。
＜スキャン手順の標準化＞‥‥スキャニング時のルール（解像度、カラー、命名方法など）をマニュアル化し、担当者が迷わず実行できる仕組みを整備します。
＜保管場所の管理＞‥‥個人情報を含むスキャンデータは、必ず暗号化された場所またはアクセス制限のかけられたストレージに保存するようにします。社内共有ドライブや外部クラウド利用時のリスクも考慮が必要です。
＜ロゴ管理とアクセス制御＞‥‥誰が、いつ、どのデータにアクセスしたかを記録し、必要に応じて追跡できる状態にすることが法的・実務的に重要です。
＜定期的な削除と見直し＞‥‥「保存しっぱなし」は個人情報保護の観点では最も危険です。定期的な棚卸しと、不要データの安全な削除を習慣化する必要があります。
終わりに：スキャニングの先にある「データ責任」を自覚する
スキャニングは便利です。瞬時に情報をデジタル化し、保管スペースを削減し、共有も容易になります。しかし、そこに「個人情報」が含まれている以上、その行為は単なる業務効率化ではなく、「データの責任を引き受ける行為」でもあるのです。
日本国内の個人情報保護法は年々強化されています。スキャン業務の裏側にある法的責任とプライバシー意識を、現場全体で共有し、「見えないリスク」に備える体制を整えることが、これからのオフィスの新しい常識となるでしょう。
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