スキャンの「証拠能力」とは何か？
まず前提として、スキャンされた画像データそのものには、原則として証拠能力はあります。ただし、それが「法的に有効な証拠として認められるか」は、いくつかの要素に左右されます。
法律の世界では、証拠の価値を判断する際に「真正性」が重要視されます。すなわち、そのデータが誰によって、どのような手順で作られたか、そして改ざんされていないか、という点です。スキャンデータがいかに高画質でも、これらの条件が不透明であれば、証拠価値は著しく下がります。
つまり、スキャンそのものの技術的な品質と同じくらい、「運用のルール」と「履歴管理の仕組み」が重要なのです。
運用面の条件：誰が・いつ・どうやってスキャンしたか
スキャンの技術条件以上に、実は重要なのが「運用記録」の管理です。裁判や調査においては、「誰が、いつ、どのような手順でスキャンし、どう保存したのか？」という情報が求められます。
＜スキャン担当者の記録＞
誰がスキャンを行ったかをログとして残す仕組みが必要です。スキャナにログイン機能がある場合はそれを活用し、なければスキャン時に記録を取るワークフローを組みましょう。
＜日時の記録とタイムスタンプ＞
スキャンした日時が記録され、改ざん不可能な形で保持されていることが望ましいです。PDFにタイムスタンプ（電子的な日時証明）を付与することで、文書の「存在した時点」と「改ざんされていないこと」を第三者的に保証できます。電子署名＋タイムスタンプがあれば、証拠力は大幅に強化されます。
スキャン時の技術的要件：解像度とカラー
スキャンにあたってまず押さえるべきは、スキャン画像の「見た目の正確さ」です。これは主に以下の2点に集約されます。
＜解像度（dpi）＞
実務上、300dpi以上の解像度が一般的に推奨されます。特に契約書や請求書のような小さな文字や印影が含まれる文書は、低解像度では判別が困難になる可能性があり、後の検証時にトラブルを招く恐れがあります。
・最低基準：200dpi（文字が判読可能な限界）
・推奨基準：300〜600dpi（証拠性を意識するならこの範囲）
＜カラーorグレースケール＞
法律的な観点からは、色の再現が意味を持つ場合（朱肉の印影や色付きのハンコ、訂正印など）はカラーでのスキャンが望まれます。白黒やグレースケールでは印影が消える可能性があり、真正性の証明に支障を来す恐れがあります。
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件
日本においては、一定の文書（領収書、契約書、請求書など）について電子保存が認められており、スキャンデータにも法的効力が認められます。ただし、**電子帳簿保存法（電帳法）**の要件を満たす必要があります。主な要件は以下の通りです。
・解像度：200dpi以上、カラー画像が望ましい
・スキャンから保存までの期間：受領後おおむね7営業日以内
・タイムスタンプの付与（または事務処理規程による対応）
・解像度や階調、原本との相違がないことの確認
・検索機能（取引先名、金額、日付で検索できること）
これらの要件を満たすことで、紙の原本を廃棄しても、スキャンデータだけで法律的な保存義務を果たすことができます。
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