背景と目的
従来、稟議書は紙ベースで作成・回覧されてきましたが、業務効率化やペーパーレス推進の観点から、稟議書の電子化が強く求められています。電子化により、検索性や管理の効率化が期待でき、物理的な保管スペースの削減や紛失リスクの低減も実現します。
また、スキャンによる電子化を行うことで、過去の紙稟議書もデジタル資産として活用可能となり、ワークフローのデジタル化・自動化が促進されます。
今回は、稟議書の電子化、スキャン後のワークフロー整備についていくつかご紹介します。
電子化の対象範囲
「新規稟議書の電子作成」：稟議書をPDFや専用システムで電子的に作成・承認する。
「既存の紙稟議書のスキャン・電子化」：過去の紙稟議書をスキャナーで取り込み、画像やPDF化する。
「ハイブリッド運用」：一部は電子作成、一部はスキャンによる電子化を併用。
スキャン後のワークフロー整備
スキャンで電子化した稟議書の活用を最大化するため、下記のようなワークフロー整備を推進します。
「申請・承認フローのデジタル化」
電子申請システムの導入‥‥電子フォームで稟議内容を入力、添付資料としてスキャンPDFをアップロード可能にする。過去稟議書の参照や再利用も容易に。
承認ルートの自動化‥‥システム上で承認者を設定し、メール通知や承認状況の見える化を実現。
物理回覧の遅延や紛失リスクを解消。
「文書管理と検索機能の強化」
メタデータ付与‥‥稟議書ごとに案件名、申請部署、申請日、決裁者などのメタ情報を登録し、検索・抽出を迅速化。
全文検索の実装‥‥OCR処理済みのPDFにより文書全文検索が可能。キーワードや日付範囲、申請者別など多角的な検索ができる。
効果と期待されるメリット
業務効率化‥‥稟議書の検索・閲覧・承認が迅速化し、意思決定のスピードアップ。
コスト削減‥‥紙・インク・印刷コストの削減、物理保管スペースの縮小。
透明性向上‥‥監査対応やコンプライアンス強化に寄与。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
