はじめに
現代社会において、情報はあらゆる組織や個人の生命線である。紙の書類からデジタルデータに至るまで、記録は過去を伝え、現在を運用し、未来を構築するための基盤である。しかし、地震、火災、洪水、台風などの自然災害や、サイバー攻撃、人為的ミスといった予測不能な事態により、重要な情報資産は一瞬にして失われる危険性をはらんでいる。
このような背景のもと、「スキャンによるデジタルアーカイブ」と「データのバックアップ」は、単なる業務効率化の手段ではなく、情報資産を守るための必須手段となっている。本稿では、災害時における情報の脆弱性と、それに対処するためのスキャンおよびバックアップの必要性について、具体的事例や対策も交えながら詳述する。
今回は、災害時におけるスキャンの活用法についていくつかご紹介します。
災害による情報損失の現実
「物理的脅威」
地震や火災によって、紙の書類やファイルキャビネットが破壊される事例は後を絶たない。東日本大震災（2011年）では、役所や企業の書類が津波によって流され、行政機能の一部が一時的に停止した。また、熊本地震（2016年）では建物倒壊とともに事務所の物理的資料が損壊し、業務継続に大きな支障が出た。
スキャンによるデジタル化の意義
「紙媒体からの脱却」
紙の資料は、保存スペースの確保や検索性の低さ、劣化といった問題を抱えている。スキャナーを用いた文書のデジタル化によって、これらの課題は大きく改善される。特に、クラウドストレージや文書管理システム（DMS）と連携させることで、災害時にも遠隔地からアクセス可能な体制を整えることができる。
「OCRと検索性」
光学文字認識（OCR）技術を利用すれば、スキャンした文書から文字データを抽出し、検索や編集が可能になる。災害時、必要な情報を迅速に取り出す能力は、時間との戦いにおいて極めて重要である。
「情報共有と業務継続」
災害が発生した場合、現地の職場に立ち入れないことも多い。そのような状況でも、スキャンされたデータがあればクラウドやVPN経由でチーム間の情報共有が可能となり、業務の継続性（BCP：Business Continuity Planning）を保つことができる。
バックアップの重要性とその戦略
効果的なバックアップ戦略として広く知られているのが「3-2-1ルール」である。
「3つのコピー」：データは最低3つのコピーを持つべき。
「2種類の媒体」：異なる2種類の媒体に保存（例：外付けHDDとクラウド）。
「1つはオフサイト」：1つは物理的に異なる場所に保管。
このルールは災害やシステム障害時のリスク分散に極めて有効である。
「クラウドとローカル」
クラウドバックアップは、インターネット接続があればどこからでもデータにアクセスでき、災害時にも安心だ。ただし、通信インフラが破壊された地域ではアクセス不能となるリスクもある。そのため、ローカルバックアップ（外付けドライブや社内NAS）との併用が推奨される。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
