誤解から生まれる機会損失
スキャン化（紙資料のデジタル化）がなかなか進まない企業には、共通して見られる「誤解」や思い込みが存在します。これらの誤解は、業務効率化・情報資産の活用・リスク管理といった観点から非常に大きな機会損失を招いている場合が多いです。
今回は、そうした「スキャン化が進まない会社にありがちな誤解」をいくつかご紹介します。
「紙の方が安心・安全」だという誤解
多くの企業で根強く残るのが、「紙で保管しておけば安心」「デジタルは消える・壊れるかもしれない」といった感覚です。しかし、これは現代の情報セキュリティやバックアップ技術を正しく理解していないことから来る誤解です。
紙の資料は、水漏れ・火災・盗難・経年劣化といったリスクに非常に弱く、一度損失が生じると復元不可能です。一方、スキャン化されたデータは、クラウドやサーバーに複数のバックアップを取ることで、災害にも強く、アクセスログを残すことで情報漏えいリスクの監視も可能です。むしろ、現代において紙の方がリスクが高いのです。
「法的に紙で保管しないといけない」
これも非常に多く見られる誤解です。日本においても電子帳簿保存法をはじめとする各種法令の改正により、多くの書類はスキャン保存が可能になっています。むしろ、電子データによる保管の方が、法律上も整備された保管要件を満たしやすく、検索性や真正性の確保がしやすいというメリットもあります。
もちろん、一部の重要文書（契約書の原本など）は紙での保管が必要なケースもありますが、それは例外的であり、すべての紙資料が紙のまま保存必須というのは大きな誤解です。
「スキャンしてもどうせ使わない」
「データ化しても検索して使うことがない」「見るのは結局印刷した紙」といった固定観念も根強いです。しかし、これは単に運用ルールや検索性の整備ができていないだけの話です。
適切なファイル名付け、タグ付け、全文検索機能の導入、社内ポータルとの連携など、使いやすい仕組みを構築すれば、紙では不可能だった瞬時の横断検索や複数部署での共有が可能になります。結果として、業務のスピードアップや判断の迅速化に直結します。
図面スキャン・電子化のお悩み解決致します!
お気軽にご相談下さい!
ご相談・お見積りは無料です！ 物量が多い場合は、
現地見積にお伺い致します！
019-643-8481
電話受付時間 9：00～18：00
( 土日祝除く )
